ELOprofessional elektronikus dokumentumkezelő rendszer

Korunk meghatározó jelensége az információ mennyiségének hatványozódása. A közszféra és a versenyszféra irdatlan dokumentum tömeggel küzd meg szervezeti, üzleti folyamataik működtetése során. A dokumentumok tárolása, nyomonkövetése, visszakeresése, munkafolyamatokban való részvétele, meghatározott jogosultságok szerinti hozzáférhetősége kritikus szerepet játszanak egy szervezet versenyképessége szempontjából. Az egyik nemzetközi felmérés szerint az ügyintézők munkaidejük 40%-át veszi igénybe a különböző dokumentumok kezelése, kikeresése, tárolása, továbbítása.

A fenti nehézségek leküzdése érdekében elkerülhetetlenné vált az iratok, dokumentumok elektronikus feldolgozása, tárolása. Ebben nyújt szakszerű segítséget az ELOprofessional dokumentumkezelő rendszer.

Az ELOprofessional rendszer moduláris felépítésű dokumentumkezelő rendszer, amely kiválóan alkalmas összetett vállalati folyamatok dokumentumainak a kezelésére. Az ELOprofessional kényelmesen használható, rugalmasan testre szabható, a rendszerben minden beiktatott, eltárolt dokumentum előre meghatározott struktúrában helyezkedik el és válik hozzáférhetővé a felhasználó számára a finomhangolású jogosultsági rendszer szerint, amely lehetővé teszi a szervezeti egységek szerinti, illetve a funkció, szervezeti beosztás szerinti dokumentum hozzáférést.

Az ELOprofessional dokumentumkezelő rendszer felhasználóbarát, jól testre szabható funkciókkal rendelkezik. A munkaterületre kerülnek azok a dokumentumok, amelyekkel feladatokat kell elvégezni, amelyeket be kell iktatni, vagy amelyeket továbbítani szükséges, a dokumentumokhoz hozzárendelhetők kulcsszavak és más a dokumentumokat azonosító törzsadatok.

Kiváló keresőfelülettel rendelkezik, többféle keresési módot is lehetővé téve. A Fulltext modullal kiegészítve lehetőség van az elektronikus dokumentumok tartalmában való keresésre is, ami nagyságrendekkel javítja a releváns iratok megtalálásának a valószínűségét. Az OCR technológia, az optikai karakterfelismerés lehetővé teszi nem csak szöveges tartalmakban, de egyéb, például pdf kiterjesztésű állományokban való keresést.

Az ELOprofessional nagyfokú MS Office integrációja megkönnyíti az MS Word és MS Excell dokumentumokkal való munkavégzést a dokumentumkezelő rendszerben. Illetve az elektronikus levelek, e-mailek könnyed tárolását és tartalom szerinti visszakeresését is lehetővé teszi, az ELOprofessional-t alkalmazva már nem kell az elektronikus leveleket továbbküldeni, elégendő az ELO-ban elérhetővé tenni, hivatkozásként teríteni.

Hasznos eszköz a munkafolyamatok támogatására az ELOprofessional Workflow rendszere. Tökéletesen felhasználóbarát kezelőfelülettel támogatja a dokumentumok munkafolyamatainak kidolgozását. Határidőket tud kezelni, dokumentumok teljes életciklusa végigkísérhető velük, amiben feladatok és tevékenységek határozhatóak meg vele, kijelölve az alkalmazottak kötelezettségeit.

Érdemes megemlíteni, hogy az ELOprofessional használ verziókövetést, elektronikus címkék és bélyegek rögzíthetőek a dokumentumokhoz, hivatkozások és logikai másolatok készíthetők a dokumentumokról. A felhasználók részére is rendelkezésre álló, könnyű testreszabás által sok-sok praktikus beállítás és segédeszköz teszi könnyebbé a dokumentumaink kezelését.

Végül de nem utolsósorban az ELOprofessional egy olyan jól strukturált rendszer, amely több modullal való továbbfejlesztés lehetőségét hordozza magában. Ezek a fejlesztések olyan hasznos lehetőségeket nyújtanak, mint az automatikus dokumentum feldolgozás, a mobil kliens vagy az ELO levelezőszerver. De ide tartozik a nyomtatott dokumentumok begyűjtése vagy a WEB2.0 technológia, ami weboldalak kényelmes tartalomkezelésre ad lehetőséget.